Comment organiser mon bureau – Conseils pour le classement

Comment organiser mon bureau pour que la vie quotidienne au bureau soit aussi simple que possible ? Il est bien connu que l’ordre est la moitié de la vie – mais l’autre moitié consiste en désordre ou même en chaos. Il est donc important de rafraîchir votre système de classement à intervalles réguliers. Quelques talents naturels ont le don d’organiser leur bureau. Pour tous ceux qui voient encore des possibilités d’amélioration, nous offrons des conseils simples mais efficaces pour l’archivage de documents.

Structure de base avec des priorités pour le travail quotidien
Jetez un coup d’œil à la routine quotidienne classique dans votre bureau. Définissez une heure à laquelle vous vérifiez la structure de base tous les jours et renouvelez-la si nécessaire. Tôt le matin est optimal. Jetez un coup d’œil à votre liste de choses à faire, notez vos priorités, puis passez d’abord en revue les aspects les plus importants.

Utilisation de compartiments et de chemises étiquetés
La bonne structure de base avec des chemises et des compartiments étiquetés permet de trier et de regrouper rapidement les mêmes tâches. Si vous nommez les compartiments et les dossiers d’une manière facile à comprendre, la substitution peut aussi facilement maintenir votre système de tri. Adaptez cette structure à vos besoins : Trier par mois et par année, par projets ou champs de tâches, pour chacun desquels vous créez les compartiments et dossiers appropriés. Les plateaux servent au travail actif, les dossiers servent au stockage final des activités terminées, ce qui vous permet d’archiver les documents clairement plus facilement et correctement.

Ne reportez pas les petites tâches – regroupez-les ou complétez-les directement.
Le travail de bureau est souvent long parce que beaucoup de petites tâches coûtent du temps. En principe, vous devriez donc implémenter des tâches qui prennent moins de cinq minutes directement. S’il y a plusieurs tâches du même type, il vaut la peine de les regrouper : Répondre à des courriels, classer des documents ou passer des appels téléphoniques deviennent des blocs de tâches qui peuvent être traités plus rapidement.

Un livre à faire au lieu d’un chaos de papier
Utilisez un carnet de notes ou un bloc-notes comme cahier de tâches pour vos notes, qui est toujours ouvert et complété par un stylo à bille sur votre bureau. Des notes lubrifiantes, des post-it et autres vous mettront dans le combat. Et surtout, les notes ne peuvent plus être perdues.

Organiser le bureau avec la corbeille à papier comme un ustensile de tous les jours important.
Réduire au minimum le nombre de documents et éviter l’inondation excessive de papier. Avez-vous imprimé tous les e-mails d’une transaction ? Si tous les participants utilisent la fonction “Répondre”, le dernier e-mail à partir duquel le processus complet peut être vu dans l’ordre correct (vue en arrière) est souvent suffisant. Pour de nombreux processus, le classement numérique est également suffisant, que vous pouvez également créer avec des noms facilement compréhensibles sur la base du modèle des dossiers sur l’étagère.

Accroître l’efficacité et les soins grâce à l’unicité des tâches
Dans la vie trépidante du bureau, de nombreuses personnes ont tendance à accomplir plusieurs tâches en même temps. La concentration et les soins en souffrent souvent. Évitez le multitâche et concentrez-vous sur chaque tâche individuelle. Vous serez surpris du temps que vous économiserez en vous concentrant sur votre travail.

Enregistrement immédiat des tâches terminées
Une fois qu’une tâche est terminée, vous devez immédiatement la classer dans les dossiers et les compartiments appropriés. Vérifiez entre les documents importants et les notes, réduisez-les au minimum et utilisez la corbeille à papier pour les notes superflues. Les documents devraient être archivés au besoin et des sauvegardes régulières devraient être obligatoires si vous archivez les fichiers numériquement !

Avant la fin de la journée – Nettoyez votre bureau
La dernière tâche de la journée était de nettoyer le bureau. Utilisez votre livre de bureau pour transférer les tâches encore ouvertes pour le jour suivant et ajouter de nouvelles tâches. Enfin, posez le livre de bureau sur le bureau rangé avec un crayon et vous pouvez commencer immédiatement le jour ouvrable suivant.